[CHIA SẺ] Cách xử lý đơn hàng hoàn của các đơn vị vận chuyển

Trong kinh doanh, việc xuất hiện các đơn chuyển hoàn luôn khiến cho nhiều doanh nghiệp và shop kinh doanh đau đầu. Bởi hàng hóa chuyển hoàn không chỉ mất chi phí vận chuyển, lưu kho, mà còn gây ra rất nhiều thiệt hại trong kinh doanh của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây, Vietpost Logistics sẽ chia sẻ cách xử lý đơn hàng hoàn cho các đơn vị vận chuyển, mời các bạn cùng tham khảo!

1. Nguyên nhân khiến đơn hàng bị chuyển hoàn

Hàng hóa ship cod thường đối diện với nguy cơ hoàn hàng rất cao

Có rất nhiều nguyên nhân khiến đơn hàng bị chuyển hoàn, những nguyên nhân này có thể xuất phát từ phía chủ quan của người gửi và người nhận. Dưới đây, là tổng hợn những nguyên nhân khiến đơn hàng không thể chuyển thành công:

Khách hàng hủy đơn

Vấn đề hoàn hàng liên quan trực tiếp đến hành vi của người mua hàng. Hiện nay, ở Việt Nam có 2 phương thức thanh toán mua hàng là chuyển khoản trước và ship cod. Những đơn hàng trả tiền trước khả năng giao hàng thành công sẽ rất cao. Thế nhưng, với hình thức ship cod sẽ khiến cho người bán hàng và đơn vị vận chuyển gặp nhiều rủi ro hơn. Điều này có thể hiểu đơn giản là khi không bị ràng buộc về các khoản thanh toán thì khách hàng có khả năng hủy đơn rất cao.Nếu bên phía vận chuyển không thể liên hệ với khách hàng trong 3 – 7 ngày, thì người bán sẽ phải chịu hoàn toàn mức phí hàng hoàn theo quy định.

>> Xem thêm: Cẩm nang vận chuyển hàng Úc về Việt Nam từ A - Z

Không liên lạc được với người nhận hàng

Không liên lạc với người nhận hàng là trường hợp thường gặp ở những đơn hàng đặt online, khi các đơn vị vận chuyển giao hàng đi sẽ gặp phải những vấn đề như: Không liên lạc được với khách hàng, có thể liên lạc được nhưng khách hàng đi vắng, khách hàng hẹn lại thời gian nhận hàng quá nhiều lần.

Những trường hợp không liên lạc với người nhận quá 3 – 4 lần, bên phía bưu cục sẽ tiến hành lưu kho và yêu cầu hoàn hàng về cho người bán.

Đơn hàng sai thông tin

Các đơn hàng đặt sai địa chỉ và thông tin hãng vận chuyển thường cho phép cập nhật thêm thông tin quận, huyện. Nhưng nếu khách hàng ghi sai thông tin và muốn đổi lại sẽ phải tiến hành hủy đơn, chuyển hoàn hàng hay yêu cầu chuyển phát lại và kèm theo thông tin của địa chỉ mới.

Người mua từ chối nhận hàng

Trong trường hợp khách hàng từ chối nhận hàng sẽ xuất phát từ rất nhiều nguyên nhân khác nhau như:

• Khách hàng xem sản phẩm và thấy không giống với các thông tin trên đơn đặt hàng.
• Người bán hàng gian dối, quảng cáo sản phẩm quá đà và không giống với trên thực tế.
• Khách hàng đặt cho “vui” chứ không có ý định mua hàng.
• Sản phẩm giao đến nhưng không còn nhu cầu sử dụng nên người dùng không nhận hàng.
• Thời gian giao hàng quá lâu.

Với những trường hợp này, người bán hàng cần có biện pháp xử lý tốt nhất cho những đơn hàng này, để tránh gặp phải những rủi ro không đáng có trong quá trình kinh doanh của mình.

2. Cách xử lý đơn hàng hoàn như thế nào?

Hàng hoàn sẽ mất khoảng 1 – 1.5 thời gian so với  giao hàng thông thường.

Đối với các đơn hàng bị chuyển hoàn sẽ được trả lại theo đúng địa chỉ của người vận đơn giao dịch trước đó. Trong tình huống phí vận chuyển hàng hóa do người gửi chi trả, thì cước phí chuyển hoàn sẽ thuộc về trách nhiệm của người gửi. Cước phí này sẽ được tính từ nơi chuyển hoàn về địa chỉ của người gửi hàng. Thời gian hoàn hàng sẽ mất từ 1 – 1.5 so với thời gian giao hàng thông thường.

Các đơn hàng do người nhận thanh toán cước phí, khi không nhận hàng bạn sẽ phải trả chi phí vận chuyển đường về cho đơn vị vận chuyển. Shipper không cam kết thời gian chuyển hoàn bưu kiện đến người gửi, nhưng thời gian vận chuyển hàng chuyển hoàn cũng không quá lâu.

>> Có thể bạn quan tâm: VIETPOST chia sẻ chi tiết về mã vận đơn trong ngành Logistics

3. Cách hạn chế hàng chuyển hoàn khi sử dụng dịch vụ ship COD

Chọn công ty vận chuyển uy tín sẽ đảm bảo thời gian giao hàng nhanh chóng và giảm thiểu tình trạng chuyển hoàn hàng hóa.

Để có thể hạn chế tối đa tình trạng đơn hàng chuyển hoàn, người gửi cần lưu ý một số vấn đề sau đây:

Chốt đơn chắc chắn:Trước khi gửi hàng đi các shop nên chủ động liên lạc với khách hàng trước để lấy thông tin, số điện thoại và địa chỉ giao hàng. Bên cạnh đó, cần chốt lại lần cuối thông tin sản phẩm cần mua, giá cả, màu sắc, phí vận chuyển,…

Chuyển hàng nhanh nhất và theo dõi quá trình giao hàng: Tâm lý của người mua hàng luôn mong muốn nhận được hàng hóa trong thời gian sớm nhất. Do đó, các shop nên chọn đơn vị vận chuyển hàng hóa uy tín để đảm bảo thời gian vận chuyển nhanh nhất. Bên cạnh đó, nên theo dõi đơn hàng để giảm thiểu tối đa tình trạng hoàn hàng.

Giá bán hàng hóa: Thực tế, giá vận chuyển hàng hóa không hề rẻ vì thế bạn nên cân nhắc về giá cả để hỗ trợ khách hàng.

Đặt cọc tiền mua hàng: Những đơn hàng có giá trị cao từ 500 nghìn đồng trở lên, bạn cần yêu cầu khách hàng đặt cọc tiền hàng trước. Điều này sẽ giảm thiểu tình trạng hoàn hàng, và nếu khách không nhận hàng thì bạn cũng ít bị thiệt hại hơn.

Trên đây, là thông tin chi tiết về cách xử lý đơn hàng chuyển hoàn của các đơn vị vận chuyển mà Vietpost Logistics đã chia sẻ. Hy vọng rằng, sẽ giúp bạn hạn chế được tối đa tình trạng chuyển hoàn hàng và tránh được nhiều tổn thất trong quá trình kinh doanh của mình.

>> Xem thêm: Vận chuyển hàng hóa và những điều bạn cần biết

Mọi thông tin chi tiết cần được tư vấn, hỗ trợ về dịch vụ vận chuyển của Vietpost Logistics, bạn có thể liên hệ qua những thông tin dưới đây:

VietPost Pty Ltd

Hotline (Úc): +61451818366

Hotline (Việt Nam): +84966735678

WhatsApp: +84 96 673 56 78

Email: o[email protected]

Địa chỉ nhận hàng: Lot. 06 , 14-16 Belmore Road, Punchbowl NSW 2196.