VIETPOST chia sẻ chi tiết về mã vận đơn trong ngành Logistics

Mã vận đơn là một cụm từ không còn xa lạ với nhiều người, nhất là những người thường xuyên hoạt động trong lĩnh vực Logistics. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ về mã vận đơn. Trên thực tế, nhiều người dù biết đến khái niệm này, nhưng vẫn gặp phải vô số rủi ro trong quá trình vận chuyển như hàng hóa bị thất lạc, bị mất, bị hư hỏng, về chậm,… Chính vì thế, để giúp bạn có cái nhìn trực quan và chính xác nhất về vận đơn và mã vận đơn, Vietpost Logistics sẽ chia sẻ chi tiết đến bạn qua bài viết dưới đây.

1. Mã vận đơn là gì?

Mã vận đơn hay còn có tên gọi khác là vận đơn, vận tải đơn chính. Đây là một loại hợp đồng vận chuyển, một loại chứng từ được bên vận chuyển (có thể là chủ công ty vận chuyển, chủ tàu, chủ xe,…) cung cấp cho người gửi để xác nhận là đã tiếp nhận hàng hóa và bắt đầu thực hiện quy trình vận chuyển.

Hiểu một cách đơn giản hơn thì đây là một mã chứng từ giúp bạn có thể theo dõi trực tiếp tình trạng của hàng hóa mà không cần đến tận nơi giám sát. Vận đơn đóng vai trò rất quan trọng trong lĩnh vực vận tải. Nếu một đơn hàng không có mã vận đơn thì hàng hóa dễ gặp phải rủi ro trong quá trình vận chuyển. Ngược lại, đối với những đơn hàng có vận đơn sẽ giúp quá trình vận chuyển diễn ra hợp pháp, minh bạch. Bên cạnh đó, còn đảm bảo hàng hóa an toàn và hạn chế được những rủi ro trong quá trình vận chuyển.

Với những đơn hàng lớn, mã vận đơn giữ một chức năng như một “chứng cứ” xác nhận hợp đồng vận tải để đảm bảo tính pháp lý, bảo vệ quyền và lợi ích cho chủ hàng. Trong trường hợp hàng hóa gặp sự cố, bên tiếp nhận vận chuyển sẽ phải có trách nhiệm đền bù với đơn hàng.

Mã vận đơn là mã được đơn vị vận chuyển cung cấp cho người gửi để theo dõi, kiểm soát hàng hóa trên hệ thống quản lý

2. Các loại vận đơn thường được sử dụng phổ biến nhất hiện nay

Không chỉ quan tâm đến câu hỏi mã vận đơn là gì? Nhiều người còn thắc mắc không biết vận đơn gồm có những loại nào?

Thực tế, vận đơn gồm rất nhiều loại và được phân chia dựa trên những yếu tố sau:

• Căn cứ vào cách chuyển nhượng quyền sở hữu hàng hóa ghi trên vận đơn bao gồm: Vận đơn đích danh (straight bill of lading); Vận đơn theo lệnh (to order bill of lading); Vận đơn xuất trình (to bearer bill of lading).
• Căn cứ vào cách phê chú trên vận đơn gồm có: Vận đơn hoàn hảo (clean bill of lading); Vận đơn không hoàn hảo (unclean bill of lading).Vận đơn hoàn hảo (clean bill of lading); Vận đơn không hoàn hảo (unclean bill of lading).
• Căn cứ vào cách chuyên chở: Vận đơn chở suốt (through bill of lading); Vận đơn đi thẳng (direct B/L).
• Căn cứ vào thời gian phát hành vận đơn với thời gian bốc xếp hàng lên tàu: Vận đơn đã xếp hàng (shipped on board B/L); Vận đơn nhận hàng để xếp (received for shipment B/L); Vận đơn đến chậm (stale B/L); Vận đơn theo hợp đồng thuê tàu (charter party B/L).

Những loại vận đơn bưu chính phổ biến nhất hiện nay

>> Có thể bạn quan tâm: Điều gì tạo nên một công ty vận chuyển hàng hóa uy tín?

3. Chức năng và ý nghĩa của vận tải bưu chính là gì?

Như Vietpost Logistics đã phân tích ở trên, mã vận đơn có vai trò vô cùng quan trọng trong lĩnh vực vận tải. Chúng không chỉ là minh chứng cho mối quan hệ hợp tác giữa bên vận chuyển và người gửi mà hơn nữa chúng còn là căn cứ để bảo vệ quyền lợi cho khách hàng.

Thông thường, vận đơn có 3 chứng năng và ý nghĩa như sau:

• Đóng vai trò như biên lai: Vận đơn chính là bằng chứng xác thực bên vận chuyển đã nhận hàng từ người gửi với số lượng, chủng loại và tình trạng được ghi cụ thể trên vận đơn. Chính vì thế, bên vận chuyển có trách nhiệm đưa số hàng đó đến địa chỉ nhận đúng với tình trạng được ghi trên vận đơn.
• Bằng chứng về sở hữu hàng hóa: Đây là loại chứng từ thể hiện sự sở hữu hàng hóa. Vì có tính chất sở hữu nên vận đơn là một chứng từ lưu thông được. Nếu mọi người muốn mua hàng hóa ghi trên vận đơn thì chỉ cần thực hiện chuyển nhượng vận đơn là hoàn tất.
• Bằng chứng của hợp đồng vận chuyển: Thực chất, mã vận đơn không phải là một hợp đồng vận chuyển, nhưng nó lại có giá trị như một hợp đồng điều chỉnh mối quan hệ giữa bên vận chuyển với bên gửi hàng.

Chức năng và ý nghĩa của mã vận đơn trong hoạt động vận chuyển

Như vậy, qua đây cho thấy vận đơn là một trong những chứng từ đóng vai trò rất quan trọng ngành thương mại quốc tế. Không những không thể thiếu trong ngành vận tải mà nó còn vô cùng cần thiết để giúp hàng hóa lưu thông hợp pháp, minh bạch.

4. Tác dụng chính của vận tải bưu chính

Ngoài việc quan tâm đến chức năng và ý nghĩa của vận đơn, nhiều khách hàng còn băn khoăn không biết vận tải bưu chính có những tác dụng gì?.

Trên thực tế, mã vận đơn có những tác dụng chính như:

• Khi bạn nhập mã vận đơn lên hệ thống quản lý của đơn vị vận chuyển sẽ giúp người gửi đọc được thông tin chi tiết về hàng hóa. Từ đây có thể làm căn cứ xác định số lượng hóa gửi đi để thống kê và theo dõi hàng hóa đó.
• Đây còn là căn cứ để khai báo hải quan và làm thủ tục xuất nhập khẩu hàng hóa đó
• Đây còn là tài liệu kèm theo hóa đơn thương mại trong bộ chứng từ mà người gửi chuyển cho người nhận để thanh toán tiền hàng.

Tác dụng của vận tải bưu chính trong hoạt động giao nhận hàng hóa

5. Các nội dung cần có trên vận đơn

Vận đơn là chứng từ thể hiện đầy đủ và chi tiết thông tin liên quan đến hàng hóa. Vậy nên, để đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra thuận lợi và suôn sẻ nhất thì trên vận đơn phải đảm bảo có chứa các nội dung cơ bản sau:

• Thông tin của người vận tải: Gồm có đầy đủ họ tên và địa chỉ rõ ràng.
• Thông tin về cảng xếp hàng (POL).
• Thông tin về cảng dỡ hàng (POD).
• Thông tin chi tiết về đại lý và bên đưa ra thông báo chỉ định.
• Thông tin chi tiết về hàng hóa được vận chuyển: Gồm có tên hàng, mã số ký hiệu, thể tích hoặc trọng lượng, số lượng kiện hàng.
• Thông tin chi tiết về cước phí, phụ phí cần chi trả cho đơn vị vận chuyển kèm theo các điều kiện thanh toán.
• Địa điểm và thời gian vận đơn được cấp.
• Số của bản vận đơn gốc.
• Chữ ký của bên vận chuyển.

Bên cạnh vận đơn còn bao gồm nhiều nội dung khác, bạn cần chú ý điền chính xác các thông tin để tránh gặp phải tình huống sai sót khi vận chuyển.

6. Lý do nên cung cấp vận đơn cho khách hàng khi vận chuyển hàng hóa

Mã vận đơn của mỗi đơn hàng có vai trò quan trọng trong việc thống kê và kiểm soát hàng hóa khi vận chuyển. Chính vì vậy, để đảm bảo quyền lợi cho người gửi, người nhận,… bạn nhất định cần có mã vận đơn khi vận chuyển hàng hóa.

Bởi, vận đơn sẽ mang đến những lợi ích như:

• Trong những trường hợp không muốn xảy ra như: hàng hóa bị giao chậm, giao trễ hẹn, hàng hóa sai lệch, hàng bị thay đổi sau khi nhận,… khách hàng có thể tra cứu mã vận đơn để biết tình trạng cũng như thông tin chi tiết của đơn hàng. Từ đó, bạn dễ dàng xác định sở dĩ hàng hóa gặp phải tình trạng đó xuất phát từ bên gửi hay bên vận chuyển.
• Người gửi cũng như người nhận có thể dễ dàng kiểm soát và theo dõi được đơn hàng trong suốt quá trình vận chuyển. Vì đơn vị vận chuyển nào cũng có hệ thống quản lý đơn hàng qua website hoặc qua app để bạn tra cứu dễ dàng.
• Thông qua mã vận đơn, hàng hóa sẽ được thống kê chính xác về số lượng, giá trị cũng như cước phí vận chuyển. Song song với đó, người gửi cũng dễ dàng kiểm soát được các vấn đề phát sinh, sự cố để giải quyết triệt để, nhanh chóng tình trạng gặp phải.

Những lý do phải cung cấp mã vận đơn cho khách hàng

7. Việc kiểm tra vận đơn hàng hóa có cần thiết không?

Việc kiểm tra vận đơn hàng hóa tuy không phải yêu cầu bắt buộc, nhưng lại là việc làm cần thiết mà bất cứ ai cũng nên thực hiện khi gửi vận chuyển một đơn hàng nào đó. Bởi vì khi tra cứu vận đơn hàng hóa sẽ giúp bạn biết được đơn hàng của mình đang ở đâu, lộ trình vận chuyển như thế nào để có thể chủ động sắp xếp thời gian nhận hàng.

Cụ thể như sau

• Kiểm tra vận đơn là nhu cầu cần thiết khi giao nhận hàng hóa của mỗi người: Trước đây, để kiểm tra xem đơn hàng của mình đã được vận chuyển đến đâu, thông thường mọi người phải liên hệ trực tiếp với đơn vị vận chuyển. Thế nhưng hiện nay, với sự phát triển của thương mại điện tử, việc tra cứu vận đơn trở nên đơn giản hơn rất nhiều. Từ đó, bạn chỉ cần nhập mã vận đơn trên hệ thống quản lý của đơn vị vận chuyển (app hoặc website) là có thể kiểm tra được tình trạng đơn hàng. Với cách làm này cả người gửi và người nhận đều tiết kiệm được khá nhiều thời gian khi kiểm tra đơn hàng gửi vận chuyển.
• Kiểm tra mã vận đơn giúp xử lý tình huống phát sinh bất ngờ: Trong quá trình vận chuyển hàng hóa, việc đơn hàng gặp phải một số sự cố là điều khó có thể tránh khỏi. Chính vì thế, việc chủ động kiểm tra mã vận đơn sẽ giúp bạn kịp thời xử lý một số sự cố phát sinh khi vận chuyển nhanh chóng, hiệu quả.

Những lý do bạn nên kiểm tra mã vận đơn khi vận chuyển

8. Việc cần làm khi bị mất mã vận đơn

Mất mã vận đơn là một trong những trường hợp thường xuyên gặp phải khi vận chuyển hàng hóa. Vậy nếu gặp phải tình huống này thì bạn cần xử lý như thế nào?.

Đối với khách hàng

Trong trường hợp bị mất mã vận đơn, khách hàng cần xử lý theo quy trình sau:

• Đầu tiên, quý khách cần báo cho đơn vị vận chuyển thông tin về mã vận đơn bị mất.
• Bước tiếp theo, bạn làm thủ tục xin cấp lại mã vận đơn theo đúng quy trình của đơn vị vận chuyển đã đưa ra. Quá trình cấp lại mã vận đơn sẽ được quy định trong một khoảng thời gian nhất định.Vậy nên, bạn sẽ phải tiêu tốn khá nhiều thời gian để được cấp lại vận đơn.

Trong quá trình cấp lại vận đơn, có thể sẽ phát sinh một số chi phí. Chính vì thế, bạn cần tìm hiểu kỹ khoản phí phải trả từ đơn vị vận chuyển để thanh toán khi nhận lại vận đơn mới.

Đối với đơn vị vận chuyển 

Trường hợp nhận được thông báo bị mất mã vận đơn từ phía khách hàng, đơn vị vận chuyển sẽ phản hồi và xác thực lại thông tin trên.

Bước tiếp theo, đơn vị vận chuyển sẽ tiến hành tra cứu vận đơn trên hệ thống để kiểm tra tình trạng đơn hàng như đã được giao chưa?. Đang nằm ở kho nào?. Để từ đó đưa ra cách xử lý sao cho phù hợp.

Sau khi đã kiểm tra đơn hàng, bên vận chuyển sẽ đình chỉ tạm thời hoặc niêm phong đối với đơn hàng bị mất vận đơn nếu họ cảm thấy cần thiết. Đơn vị vận chuyển sẽ thực hiện thêm một số thủ tục để hoàn thành yêu cầu cấp vận đơn mới cho khách hàng.

Bước cuối cùng, khi đã có mã vận đơn mới, đơn vị vận chuyển sẽ chuyển lại cho khách hàng để họ có thể kiểm tra lại tình trạng đơn hàng đang giao nhận.

Để đảm bảo quá trình vận chuyển hàng hóa diễn ra thuận lợi, an toàn, quý khách nên tìm cho mình một đơn vị vận chuyển uy tín. Nếu bạn đang băn khoăn không biết nên lựa chọn đơn vị nào thì Vietpost Logistics là một gợi ý cho bạn?. Không chỉ cam kết mang đến dịch vụ vận chuyển giá rẻ, Vietpost còn đảm bảo về chất lượng vận chuyển và thời gian vận chuyển cho khách hàng. Để được hỗ trợ và tư vấn chi tiết, bạn có thể để lại thông tin hoặc liên hệ với Vietpost Logistics theo những thông tin dưới đây:

VietPost Pty Ltd

Hotline (Úc): +61451818366

Hotline (Việt Nam): +84966735678

WhatsApp: +84 96 673 56 78

Email: [email protected]

Địa chỉ nhận hàng: Lot. 06 , 14-16 Belmore Road, Punchbowl NSW 2196.

Chỉ cần “bỏ túi” những thông tin về mã vận đơn mà Vietpost đã chia sẻ trên đây thì chắc chắn bạn sẽ chọn được cho mình đơn vị vận chuyển uy tín. Đặc biệt hơn, đây cũng là cơ sở để bạn hiểu rõ về quy trình vận chuyển hàng hóa nhằm bảo vệ quyền lợi cho mình.

>> Xem thêm: [CHIA SẺ] TOP 3 điều quan trọng khi vận chuyển hàng từ Úc về Hà Nội