Tổng hợp 8 bước trong quy trình Logistics đầy đủ & chi tiết nhất

Logistics là chuỗi hoạt động liên quan đến các nghiệp vụ mua – bán, quản lý và vận tải hàng hóa. Để đảm bảo hoạt động này diễn ra một cách nhanh chóng, thuận lợi thì các đơn vị vận chuyển phải xây dựng được một quy trình Logistics chuẩn. Vậy cụ thể quy trình đó là gì?. Gồm những bước nào?. Những thông tin ở bài viết dưới đây của Vietpost Logistics sẽ giúp bạn giải đáp câu hỏi này.

1. Logistics là gì? Hoạt động Logistics bao gồm những gì?

Đối với những người thường xuyên thực hiện hoạt động vận chuyển, Logistics chắc chắn không còn là thuật ngữ quá xa lạ. Thế nhưng, để hiểu rõ về lĩnh vực này thì có lẽ không phải ai cũng biết. Bởi vì, Logistics bao gồm nhiều hoạt động phức tạp mà nếu không phải là “dân chuyên” trong ngành thì bạn không thể hiểu hết được. Do đó, để giúp bạn có cái nhìn tổng quan nhất về Logistics, bạn có thể tham khảo thông tin sau.

Logistics được nhiều người biết đến là thuật ngữ chuyên ngành có gốc Hy Lạp. Theo nghĩa tiếng Việt, logistics được dịch ra sát nhất là hậu cần. Hiểu một cách đơn giản thì Logistics là một phần của chuỗi cung ứng bao gồm nhiều công việc khác nhau. Hoạt động Logistics có liên quan trực tiếp đến hàng hóa gồm đóng gói, vận chuyển, lưu kho, bảo quản và phân phối đến nơi tiêu thụ cuối cùng.

Khái niệm chi tiết về Logistics bạn cần nắm chắc

Tất cả các doanh nghiệp kinh doanh, để đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu thụ thì bắt buộc phải tham gia vào lĩnh vực Logistics. Chính vì thế, để tiết kiệm được thời gian, công sức và tiền bạc cho hoạt động này, doanh nghiệp nào cũng nên xây dựng cho mình một quy trình Logistics cơ bản. Đây không chỉ là điều cần thiết mà còn là tiền đề giúp doanh nghiệp đạt được hiệu quả như mong muốn dễ dàng.

Hiện nay, lĩnh vực Logistics bao gồm các hoạt động chính như: Dự báo nhu cầu; quản lý quá trình đặt hàng, dịch vụ khách hàng; đóng gói, xếp dỡ hàng hóa; phân loại hàng hóa; kiểm soát lưu kho; thông tin trong phân phối;  vận chuyển nguyên vật liệu; lựa chọn địa điểm đặt nhà máy và kho,…

>> Có thể bạn quan tâm: Nhập khẩu rượu từ Úc về Việt Nam chi tiết nhất

2. Tổng hợp 8 bước trong quy trình Logistics cơ bản chi tiết nhất

Logistics là lĩnh vực bao gồm nhiều quy trình, hoạt động. Ngoài quy trình Logistics cơ bản, nhiều đơn vị còn đưa ra thông tin cụ thể về quy trình Logistics hàng xuất khẩu và quy trình Logistics hàng nhập khẩu.

Mặc dù có những điểm khác biệt nhất định, nhưng đa phần quy trình Logistics sẽ bao gồm 8 bước cơ bản như:

• Bước 1: Khi khách hàng phát sinh nhu cầu cần vận chuyển hàng hóa, họ sẽ tìm kiếm và liên hệ với đơn vị vận tải để xin báo giá về dịch vụ. Hoạt động tìm kiếm được thực hiện qua nhiều kênh khác nhau như Google, Facebook,…
• Bước 2: Đàm phán thỏa thuận với đơn vị vận chuyển: Sau khi xin báo giá, khách hàng sẽ trao đổi cụ thể về dịch vụ vận chuyển. Theo đó, khi đã đi đến thống nhất, họ sẽ lấy booking và xác nhận Bill. Bill này sẽ phải có đầy đủ thông tin cơ bản về ngày giờ, địa điểm đi và địa điểm nhận hàng cho đơn vị giao nhận nắm được.
• Bước 3: Chuẩn bị các giấy tờ liên quan đến lô hàng cần vận chuyển, xuất khẩu hoặc nhập khẩu. Việc cần chuẩn bị giấy tờ gì, hồ sơ ra sao sẽ được đơn vị vận tải hỗ trợ trực tiếp cho khách hàng.
• Bước 4: Vận chuyển hàng hóa và làm thủ tục xuất nhập khẩu cho lô hàng. Đơn vị vận chuyển sẽ xuất trình giấy tờ, chứng từ liên quan đến lô hàng cho phía hải quan và nộp các loại thuế cần thiết.
• Bước 5: Bốc xếp hàng hóa lên xuống cảng hoặc xe hàng.
• Bước 6: Gửi hướng dẫn lập Bill cho đơn vị liên quan.
• Bước 7: Nhận lại Bill gốc và tiến hàng gửi Bill cho người xuất khẩu hoặc nhập khẩu.
• Bước 8: Lưu lại hồ sơ xuất nhập khẩu để đề phòng trường hợp gặp phải sự cố ngoài ý muốn.

8 bước của quy trình Logistics cơ bản bạn cần “bỏ túi” cho mình

>> Xem thêm: Logistics là gì? Những lợi ích khi sử dụng Logistics

3. Các nhóm dịch vụ Logistics chính hiện nay gồm những gì?

Dịch vụ Logistics hiện là dịch vụ được nhiều công ty, đơn vị cung cấp. Tuy nhiên, không phải đơn vị nào cũng cung cấp đủ các nhóm ngành hiện có thuộc lĩnh vực Logistics. Vậy cụ thể, dịch vụ này đang bao gồm những nhóm ngành chính nào?

Hiện nay, có 3 nhóm ngành chính thuộc dịch vụ Logistics được nhiều đơn vị cung cấp phải kể đến như:

Nhóm dịch vụ logistics chủ yếu

• Bốc xếp hàng hóa: Đóng hàng lên container, dỡ hàng từ container
• Dịch vụ kho bãi mục đích lưu giữ hàng hóa (tính cả kinh doanh cho thuê kho bãi)
• Dịch vụ đại lý vận tải: Thực hiện thủ tục hải quan, bốc dỡ hàng, đóng gói hàng, đóng thùng gỗ chèn lót cho hàng hóa…
• Dịch vụ bổ trợ: 
• Bảo quản hàng hóa lưu kho.
• Xử lý đơn hàng bị khách hoàn trả.
• Kiểm tra hàng tồn kho.
• Kiểm tra và xử lý hàng hóa quá hạn, lỗi mốt.
• Tái phân phối hàng hóa.
• Cho thuê, mua bán container.

Nhóm dịch vụ logistics vận tải

• Vận chuyển hàng hóa theo đường bộ (xe tải, container).
• Vận tải hàng hóa bằng đường sắt.
• Vận chuyển hàng hóa đường biển nội địa.
• Vận chuyển hàng hóa đường biển quốc tế.
• Vận chuyển hàng hóa đường hàng không.
• Chuyển phát nhanh nội địa.
• Chuyển phát nhanh quốc tế.

Nhóm dịch vụ logistics liên quan

• Kiểm tra sản phẩm, tư vấn kỹ thuật vận chuyển.
• Phân loại hàng hóa.
• Dịch vụ xuất nhập khẩu ủy thác.
• Tư vấn thủ tục xuất nhập khẩu cho doanh nghiệp.
• Dịch vụ bưu chính.
• Dịch vụ xin giấy phép: giấy công bố sản phẩm, giấy chứng nhận kiểm dịch, giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa,…
• Tra cứu mã HS cho hàng hóa (Mã số hàng hóa xuất nhập khẩu. Mã số này cần được tra cứu chính xác làm căn cứ để đóng thuế hải quan).
• Các dịch vụ thương mại bán buôn và bán lẻ khác.

Những nhóm dịch vụ cơ bản trong Logistics

4. Những hình thức quản trị trong quy trình Logistics bạn cần nắm chắc

Ngoài việc nắm được cho mình các bước trong quy trình Logistics, bạn cũng nên “bỏ túi” những hình thức quản trị Logistics cơ bản. Bởi, đây là thông tin quan trọng giúp bạn hiểu rõ và hiểu chi tiết về hoạt động quản trị Logistics hiện nay.

Thông thường Logistics sẽ gồm có 4 hình thức quản trị chính được viết tắt là 1P, 2P, 3P, 4P,… Chữ P ở đây là từ viết tắt của Party để phân chia số lượng các bên liên quan tham gia vào hình thức quản trị Logistics đó.

• 1PL Logistics – First Party Logistics: Đây là hình thức có sự tham gia của một bên. Theo đó, doanh nghiệp sản xuất chính là người tự đứng ra chịu trách nhiệm cho tất cả các hoạt động từ lưu trữ, vận chuyển cho đến phân phối hàng hóa đến nơi tiêu thụ cuối cùng.
• 2PL Logistics – Second Party Logistics: 2PL là hình thức có sự tham gia của hai bên vào hoạt động quản trị. Doanh nghiệp sản xuất vừa là người thực hiện quy trình Logistics, nhưng đồng thời vừa thuê ngoài dịch vụ Logistics. Chính vì thế, để vận hành hoạt động này có hai bên cùng tham gia trực tiếp.
• 3PL Logistics- Third Party Logistics: Ở hình thức này, doanh nghiệp sẽ chủ động thuê ngoài dịch vụ Logistics. Đơn vị thuê ngoài có thể thực hiện một vài hoặc mọi hoạt động Logistics.
• 4PL Logistics – Fourth Party Logistics: Hình thức cuối cùng, doanh nghiệp sẽ thuê dịch vụ Logistics thực hiện tất cả các hoạt động từ lưu trữ, vận chuyển cho đến phân phối hàng hóa. Họ sẽ quản lý và điều hành các bên liên quan để tạo thành chuỗi Logistics.

>> Xem thêm: Connection Vessel/Feeder Vessel là gì? Tổng hợp thông tin chi tiết từ A - Z

Những hình thức trong quy trình Logistics phổ biến nhất hiện nay

Với những chia sẻ trên đây của Vietpost Logistics về 8 bước trong quy trình Logistics cơ bản, hy vọng bạn đã “bỏ túi” cho mình thêm nhiều thông tin quan trọng về lĩnh vực này. Nếu còn băn khoăn cần tìm hiểu thêm về hoạt động Logistics, bạn có thể gửi câu hỏi cho chúng tôi qua hòm thư: [email protected] hoặc gọi điện qua:

• Hotline (Úc): +61451818366
• Hotline (Việt Nam): +84966735678